• 08-09-2021
• PERPAMSI

Demikian dikemukakan Ida Ayu Eka Dewi Wijaya, SE, Ak., dalam webinar yang digelar komunitas Sahabat Ledeng Indonesia (SLI), Kamis (24/6/2021). Sosok yang juga Direktur SDM Training and Consulting, amat antusias saat diberi kesempatan tampil sebagai narasumber di webinar yang diikuti sekitar 90 peserta tersebut. Baginya, acara ini adalah sebuah sharing session yang menarik dengan sesama tukang ledang ledeng yang tersebar seantero Indonesia. 

“Saya merasa tersanjung sekali bisa tampil hari ini bersama teman-teman tukang ledeng seluruh Indonesia. Ayo kita berbagi dalam sebuah sharing session kali ini. Apa yang pernah saya dapatkan selama ini dan saya jalankan semoga bisa menambah wawasan teman-teman semua,” ujarnya.

Tantangan

Dalam pengadaan barang dan jasa, terang Eka Dewi, ada beberapa tantangan yang harus dilewati. Karena itu, banyak hal yang sebetulnya harus kita dalami dalam menjalankan roda perusahaan. Bagaimana menghadapi tantangan dalam proses pengadaan yang melibatkan banyak orang. Berikutnya, bagaimana menegakkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa dengan etika pengadaan yang harus berlandaskan pada  prinsip-prinsip efektif dan efisien. Lalu bagaimana menerapkan prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa ada di BUMD air minum.

Selain itu, yang tak kalah pentingnya adalah soal keterbukaan, adil dan akuntabel. Bagaimana menerapkan prinsip keterbukaan dan akuntabel. Menerapkan prinsip-prinsip ini dalam modernisasi pengadaan barang dan jasa merupakan tantangan tersendiri.

6 Strategi Pengadaan Barang dan Jasa yang Modern

1. Pengorganisasian berbasis fungsi
2. Pengelolaan penyediaan
3. Procurement card
4. Penguatan perencanaan
5. Pengadaan secara elektronik
6. Penggunaan katalog elektronik

Dikatakan sosok yang juga mantan Direktur Umum PDAM Tirta Mangutama Kabupaten Badung, satu hal yang perlu menjadi concern untuk semua tukang ledeng bahwa setiap tahun harus bisa menambah jumlah pelanggan dalam target tertentu yang setiap BUMD air minum besaran jumlahnya tidak sama. Karena itu hampir bisa dipastikan akan terjadi penambahan barang dan jasa.

Dalam proses penambahan barang dan jasa itu bukan sekadar membeli. Tapi perlu dipelajari benar bagaimana proses perencanaan, pembelian sampai penggunaan barang dan jasa tersebut agar tepat guna dan tepat sasaran.

“Dalam pengadaan barang dan jasa dari proses awal sampai pembayaran perlu dipelajari, ini merupakan tantangan tersendiri. Dan yang tak kalah pentingnya adalah  bagaimana sinkronisasi kebijakan pengadaan dalam program kerja penganggaran, pembayaran dan mengolahan aset,” katanya sembari menandaskan setelah mengetahui strategi ini tukang ledeng tak lagi sekadar tukang beli atau tukang belanja.

Selanjutnya, kata dia, yang perlu dipelajari bagaimana peningkatan skill seorang tukang belanja agar lebih bernilai. “Soalnya ada proses penawaran di dalamnya sehingga fungsinya juga sebagai negosiator. Nah, terus dari negosiator kita berpikir bagaimana tidak hanya membeli barang yang lebih murah, tetapi bagaimana menurunkan biaya atau total yang harus kita buat,” ujarnya.

Pengadaan itu terus berkembang sampai bagaimana pengadaan itu penting untuk  seorang pimpinan. Dia bisa bersinergi sehingga akan meningkatkan kinerja perusahaan. Jadi peran dan fungsi pengadaan telah bergeser kepada bagaimana memanfaatkan peluang dalam penciptaan nilai tambah untuk perusahaan.

Transformasi digital 

Di era digital seperti sekarang, pengadaan barang dan jasa juga sudah menerapkan prinsip digital. Penerapan prinsip digital ini diharapkan juga memberikan nilai tambah bagi BUMD air minum. “Bagaimana transformasi digital dalam pengadaan barang dan jasa memungkinkan terciptanya nilai tambah yang dapat dirasakan banyak pemangku kepentingan,” urai Eka Dewi.

Dampak dari penciptaan nilai pengadaan yang komprehensif tersebut adalah peningkatan kepuasan pengguna barang dan jasa, serta kinerja organisasi secara keseluruhan. Karenanya, penting bermutasi dari pengadaan yang tradisional menuju pengadaan yang bersifat modern. “Bagaimana kita harus menuju pengadaan yang modern karena BUMD tidak hanya berpikir sebagai pelayan masyarakat, tetapi badan usaha milik daerah juga memiliki kepentingan dalam mencari keuntungan. Bagaimana caranya kita mendapatkan untung kalau pengadaan barang jasa kita terlambat,” katanya.

Tantangan dalam Pengadaan Barang dan Jasa

- Nilai pengadaan yang semakin bertambah

- Waktu pemrosesan pengadaan yang sangat panjang

- Proses pengadaan melibatkan banyak pihak

- Tantangan dalam menjaga prinsip-prinsip pengadaan

- Menjaga sinkronisasi kebijakan pengadaan dengan program kerja, penganggaran, pembayaran dan pengelolaan aset.

Pengadaan yang bersifat tradisional biasanya fokusnya pada administrasi. Sedangkan pengadaan yang modern akan berfokus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Proses pengadaan terintegrasi dari awal sampai akhir sangat dipentingkan. Sementara soal tujuan, pengadaan barang dan jasa yang bersifat tradisional hanya sebatas menjalankan aturan saja tanpa berpikir  bagaimana  berkontribusi pada pencapaian program organisasi.

Sedangkan dari sisi pengelolaan, cara tradisional hanya berpikir  bagaimana memilih penyedia. Untuk yang modern bagaimana  proses pengadaan yang terintegrasi tersebut dan proses pendukung seperti manajemen SDM. “Kalau berbicara pengadaan yang secara tradisional mungkin juga saat ini ada di beberapa BUMD hanya sebagai pekerjaan sampingan. Tetapi kalau yang berbicara pengadaan modern itu harus dipelajari dan memang harus ada yang betul-betul fokus dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa ini,” tandas Eka Dewi.

Dalam sistem pengadaan barang dan jasa yang modern juga mulai menerapkan sistem informasi dan otomatisasi proses pengadaan. Digitalisasi proses pengadaan merefleksikan kepuasan pelanggan yang tinggi. Bagaimana menunjukkan bahwa peran pengadaan barang dan jasa dapat mendukung program kerja.

Setidaknya ada enam strategi dalam pengadaan barang dan jasa yang modern menurut Eka Dewi. Enam strategi itu adalah pengorganisasian berbasis fungsi, pengelolaan penyediaan, procurement card, penguatan perencanaan, pengadaan secara elektronik dan penggunaan katalog elektronik. Hal ini harus menjadi satu kesatuan agar upaya yang dilakukan bisa memberikan keuntungan pada perusahaan. Terutama dukungan SDM yang kompeten dalam bidangnya untuk menerapkan modernisasi pengadaan barang dan jasa yang sudah menjadi keniscayaan sekarang ini. Heldawati

Artikel ini sudah diterbitkan di Majalah Air Minum Edisi 312 September 2021